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Cómo funciona el 'Getting Things Done' o método GTD

El método GTD se basa en la creación de listas de tareas específicas para cada contexto

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La filosofía del GTD se centra en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de la información relacionada con las obligaciones y tareas pendientes FOTO: Lasse Rintakumpu

23/07/2014 por: Practicopedia

El método GTD o Getting Things Done  es un método de gestión de las actividades basado en la idea de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. Así no necesitará dedicar tiempo a recordar lo que tiene que hacer y podrá concentrarse en realizar las tareas aumentando así su eficiencia. El método Getting Things Done fue creado por David Allen, autor del libro ‘Organízate con eficacia’; en el que se exponen los cinco principios del método GTD que hoy te relatamos en este practicograma.

  1. 1 Recopila todas tus tareas y obligaciones.

    Según David Allen, la finalidad principal de las agendas, libretas de notas y dispositivos electrónicos -tablets, smartphones- debe ser que se conviertan en elementos en el que almacenar toda la información o tareas que necesitamos recordar y recordar o simplemente de lo que necesitamos hacer un seguimiento. Se deben crear varias listas o bloques de información que recopilen las tareas de forma organizada. Una vez procesada la información todos los bloques de información debe ser revisado para eliminar la información que ya no es relevante al menos una vez por semana.

  2. 2 Procesamiento de las tareas.

    Una vez recopiladas las tareas tendrás que procesarlas en la libreta, agencia o dispositivo. Para ello deberás seguir el siguiente orden:

    1. Comenzar las tareas por el principio.
    2. No procesar tareas de forma simultánea.
    3. No enviar de vuelta al dispositivo o libreta ninguna tarea
    4 (a). Determinar cuándo se debe realizar la tarea:
    - Si lleva menos de dos minutos hazla en el mínimo momento
    - Si no es tu tarea delégalo en la persona más oportuna
    - Si no puedes hacerlo en dos minutos, ni delegarlo, posponlo
    4 (b). Cuándo un elemento u obligación no conlleva una acción:
    - Procésalo como una referencia.
    - Si no es relevante deséchalo.
    - Si no puedes desarrollarlo en ese momento, déjalo en cuarentena.
    - Si no puedes delegarlo anota que está pendiente por revisar de un área independiente.

    A la hora de procesar las tareas la regla de los dos minutos es una de las ideas más interesantes. Se centra en que si una teraa requiere menos de dos minutos debe hacerse inmediatamente. El lapso de tiempo de dos minutos es una cifra orientativa, los dos minutos se basan en que aproximadamente este es el tiempo que invertiríamos en posponer la tareas.

  3. 3 Organización de tareas.

    A la hora de procesar las tareas hay que crear listas con un criterio pragmático que nos ayuden a priorizar y a organizar nuestras tareas y que nos permita hacer un seguimiento sencillo y eficaz de las cosas que tenemos por hacer:

    - Acciones próximas: para llegar a un objetivo o a acabar una tarea normalmente hay un largo camino de pequeñas acciones que hay que emprender. En la lista de acciones próximas deberán enumerarse paso a paso las acciones que deben desarrollarse para completar un hito. Éstas deben de organizarse en función del contexto en el que se puedan hacer:en la oficina, en casa, por teléfono, en transporte público.

    - Proyectos: Allen considera un proyecto toda aquella tarea inconclusa que requiere más de una acción para poder ser realizado. Todos los proyectos deben tener asociada una próxima acción por lo que conviene que las próximas acciones sean revisadas periódicamente. Ya que un proyecto sin próxima acción estaría bloqueado.

    - En espera: cuando has delegado una acción o tiene una tarea en un “tejado ajeno” debes registrar esto en tu sistema como “en espera” y revisar periódicamente para ver si existe una acción adecuada y/o necesitas enviar algún recordatorio.

    - Algún día: en este bloque se incluirían todas las acciones que te gustaría llevar a caba pero que por el motivo que sea en este momento no se pueden realizar. Serían los proyectos futuros (pueden ser laborales, familiares, de formación o hobbies) que te gustaría poner en práctica algún día.

    Para realizar un seguimiento de las tareas y proyectos un calendario es importante, pero Allen aconseja que el calendario se reserve para lo que él denomina “paisaje yermo”, un bloque que aglutine cosas que deben hacerse obligatoriamente en un plazo específico y que han sido fijados en un momento particular. El elemento de la lista, “pendiente” debería reservarse para la lista de próximas acciones.

    El sistema de recordatorios es la clave para asegurarnos de que el método de organización GTD funciona. Debemos de usar un sistema de recordatorio simple, fácil y amigable. No importa si es un trozo de papel, en evernote o en un documento local de tu ordenador personal, lo importante es encontrar el sistema de recordatorio que te resulta sencillo y práctico de utilizar. En relación con los recordatorios, Allen recomienda que mantengas un único sistema ordenado alfabéticamente que te permita permita almacenar y buscar información de forma rápida y sencilla.

  4. 4 Revisión de las listas y recordatorios.

    Crear listas y recordatorios y no revisarlos, al menos, diariamente será inútil. A la hora de seleccionar una tarea para hacer será importante decidir qué cuál de ellas es más importante llevar a cabo en ese momento en función de lo importante que sea y del tiempo y la energía que dispongas. En cuanto a los proyectos y las tareas en espera, deben revisarse al menos semanalmente para asegurarnos de que las nuevas tareas se incluyen sistemáticamente y no interrumpe así el flujo de acción de un proyecto.

  5. 5 La acción es igual de importante que la organización.

    Organizar las tareas y los proyectos está muy bien, pero de nada sirve emplear tiempo en organizar algo que no se llega a realizar. Simplificar el proceso de organización te ayudará a estar menos predispuesto a la dejadez y aumentará tu productividad.

  6. 6 ¿Más información?

    Si quieres más información, consulta la categoría de Trabajo. En la subcategoría de Negocios encontrarás otros datos útiles. Te recomendamos especialmente la sección de Autónomos, donde encontrarás otros tutoriales imprescindibles. No te pierdas los siguientes:

    - Cómo aumentar tus beneficios creando asociaciones.

    - Cómo cuidar tu imagen para satisfacer a tus clientes.

    - Cómo creer en tu mensaje personal.

    - Cómo diseñar un plan de acción.

    - Cómo formarse para sacar adelante un negocio.

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Subido el 23/07/2014 por:

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